所谓证据登记保存，根据全国人大编著的《中华人民共和国行政处罚法》（以下简称《行政处罚法》）法条释义，指行政机关在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，对需要保全的证据当场登记造册，暂时先予封存固定，责令当事人妥为保管，不得动用、转移、损毁或者隐匿，或者异地保管。
《行政处罚法》第56条规定“行政机关在收集证据时，能采用抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。”
根据全国人工委的释义和《行政处罚法》第56条规定，先行登记保存是一种调查取证措施，属于证据收集和保存行为，是行政处罚中一个环节，是行政处罚的过程性行为。具有必要性、关联性、程序性、时效性等明确条件：
一是必要性。必须在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，执法人员除了采取的必要保全措施外，无其他保全证据的可能，这是前提。是否必要由行政执法人员综合考量。
二是关联性。先行登记保存的证据是行政机关办理执法案件过程中，与查证违法事实直接关联、必须调取的证据。不故扩大先行登记保存的范围，因此造成的损失，行政机关要承担赔偿责任。
三是程序性。必须经行政机关负责人批准，情况紧急的应当事后及时补批。未履行审批程序的，属于程序严重违法，有被撤销的风险。
四是时效性。采取先行登记保存证据措施后，务必在7个工作日内作出相应处理。虽然该措施超期后自动解除，但倘若行政机关不通知行政相对人或自行处理，证据仍处于“保存”状态，因此给行政相对人造成损失的，应当承担对应的责任。
最高人民法院参考案例库中的入库案例《陈某芳诉钦州市城市管理行政执法局、钦州市人民政府行政强制及行政复议案》，入库编号2024-12-3-002-003，法院判决明确：行政机关采取先行登记保存证据措施应严格在期限内作出处理，延续登记保存和变相超期保存行为，甚至长时间未做处理没有法律依据，行政执法程序违法。
【基本案情】2022年1月29日，被告钦州市城市管理行政执法局（下称市城管执法局）下属市城管执法支队一大队巡查发现，原告陈某芳在占用公共场所摆卖家鸡，涉嫌违反《钦州市城市市容和环境卫生管理条例》第十五条规定，城管执法人员随即对原告进行口头教育，劝导其入室或入市场经营，不得乱摆卖影响市容。但原告未听从执法人员的教育劝导，在随后巡查中城管执法人员多次发现其继续占道经营。
2022年2月15日，原告继续在原位置摆卖家鸡，执法人员两次对其劝导教育未果，随后执法人员依法采取先行登记保存措施，决定对原告摆卖使用的电子秤一把异地保存，并当场作出《先行登记保存证据通知》。《先行登记保存证据通知》载明保存时间自2022年2月15日至2022年2月24日（超过7日），保存方式为“异地保存”，保存地点“向阳街14号102室”。因原告拒绝签收文书，工作人员将《先行登记保存证据通知》放在原告摆卖鸡使用的笼子上。
原告报警处理未果后，对被告市城管执法局对其采取先行登记措施异地保存电子秤一把的行政行为不服，于2022年4月8日向钦州市政府申请行政复议。被告钦州市政府于2022年5月10日受理，因案情复杂，被告钦州市政府决定延期审查，于2022年7月5日向双方当事人作出《行政复议案件延期通知书》，后于2022年8月3日作出49号《复议决定》，维持了被告市城管执法局作出的《先行登记保存证据通知》，并依法通过邮政特快专递EMS向原告及被告市城管执法局送达有关规定法律文书。
原告不服，诉至法院，请求：1.撤销被告市政府作出的49号行政复议决定，确认作出行政复议决定的行政行为违法；2.确认被告市城管局扣押原告的电子秤一把的行政行为违法；3.两被告一同赔偿原告损失2万元；4．诉讼费、诉讼成本费由被告一同承担。
钦州市钦北区人民法院判决：一、确认被告钦州市城市管理行政执法局《行政执法先行登记保存证据通知书》对原告陈某芳在钦州市钦南区广沿路与城西一街交汇处擅自占用公共用地摆卖鸡的电子秤一把作为证据进行登记保存长期未作处理的行政行为违法；二、撤销被告钦州市人民政府于2022年8月3日作出的《行政复议决定书》；三、责令被告钦州市城市管理行政执法局于本判决生效之日立即对上述违背法律规定的行为采取补救措施。四、驳回原告陈某芳的其他诉讼请求。宣判后，双方当事人均未提起上诉,一审判决已生效。
【裁判理由】法院生效裁判认为，本案的争议焦点主要为：一、被告市城管局对原告电子秤进行登记保存的行政行为是不是合乎法律还有是不是可诉；二、被告市政府作出的复议决定是不是合乎法律；三、原告诉请两被告一同赔偿的损失是否有事实和法律依据。
一、关于先行登记保存行为是不是合乎法律及是否可诉的问题。根据查明事实，原告陈某芳占用公共场所摆卖家鸡，违反《城市市容和环境卫生管理条例》第十五条第一款、第二款的规定，依照该条例第四十四条的规定，可以责令立即改正，拒不改正的，可以扣押经营的物品和与违背法律规定的行为有关的工具，并可以予以行政处罚。因原告拒绝接受调查，被告市城管局对涉案电子秤先行登记保存，符合《中华人民共和国行政处罚法》第五十六条的规定，被告市城管局适用法律正确。在执法程序方面，先行登记保存属于证据收集和保存行为，而非行政强制措施，其是一种执法手段，是行政行为中的一个环节，不是最终的处理结果，故一般情况下先行登记保存行为不具有可诉性。法定的先行登记保存期限是七日，七日内行政机关应当作出具体处理。
本案中，被告市城管局登记保存通知书上记载的保存时间明显超过法定的七日期限。而且，但被告市城管局采取先行登记保存证据后长时间未做处理没有法律依据，明显不当，行政执法程序违反法律。原告作为涉案电子秤的实际权利人，因被告市城管局实施的超期先行登记保存行为对其权益已经产生了实际影响，结合本案的真实的情况，被告市城管局对原告电子秤的先行登记保存行为具有可诉性。根据《中华人民共和国行政诉讼法》第七十条第（六）项规定，明显不当的行政行为，属于可撤销的行政行为。本案中，原告请求确认被告市城管局扣押电子秤一把的行政行为违法，未要求撤销，故原告要求确认该行为违法的诉讼请求符合法律规定。被告市城管局还应当采取补救措施改变超期保存状态（也是撤销返还）。
二、关于被告市政府作出的复议决定是不是合乎法律的问题。本院认为，被告市政府在受理原告行政复议申请过程中，对被告市城管局先行登记保存证据超期未作处理程序违法且无法律依据审查不细致，而作出维持先行登记保存证据行政行为的复议决定，属认定事实不清、适用法律错误，原告主张撤销理由成立，予以支持。
三、关于原告诉请两被告一同赔偿的损失2万元的问题。因行政机关违法实施行政强制措施受损的，行政相对人有权依法要求赔偿。根据《中华人民共和国行政强制法》第八条第一款、《中华人民共和国国家赔偿法》第二条、第四条、第三十六条、《最高人民法院关于审理行政赔偿案件若干问题的规定》第三十三条的规定，国家赔偿实行法定原则，有关行政赔偿的范围、赔偿义务机关、方式和标准均由国家赔偿法明确规定。取得行政赔偿的前提是合法权益受到违法行政行为侵害，其后果与违法行政行为之间有因果关系。同时，对财产权侵害的赔偿范围仅限于造成合法权益损害的直接损失。所谓“直接损失”应是违法行政行为造成的现有财产的直接减少或灭失。本案中，原告要求两被告赔偿相应的损失2万元，但未能提供造成其“直接损失”的证据，不予支持。（案例一审：钦州市钦北区人民法院（2022）桂0703行初35号判决）
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